Успех проведения конференций, семинаров, тренингов, лекций, презентаций, торжественных собраний зависит не только от мастерства выступающий и качества подготовки представленного материала, но и от правильно подобранного помещения, где будут проходить подобные мероприятия.
Его размеры, интерьер, освещение, оснащение специальным оборудованием должны способствовать созданию деловой или торжественной обстановки, легкости восприятия и усвоения изложенных материалов, удобству и комфорту всех участников собрания.
При выборе конференц-зала по этой ссылке необходимо учесть бюджет и цели проведения мероприятия, его содержание и количество участников. Однако существует ряд общих критериев, обязательных для правильного подбора помещения.
Размеры и интерьер зала
Площадь помещения и количество мест должно соответствовать предполагаемому числу участников мероприятия, включая организаторов и всех приглашенных гостей. Полупустой или переполненный зал в одинаковой мере отвлекают внимание и создают не лучшее впечатление от организации собрания.
Конференц-зал должен быть достаточно просторным, с хорошей акустикой. Сцена и место для докладов, выступлений и презентаций должны хорошо просматриваться с любой точки помещения. Заранее следует предусмотреть возможность размещения столов с информационными материалами, чаем, кофе, легкими закусками.
Созданию соответствующей целям мероприятия атмосферы будет способствовать и оформление зала. Строгий, деловой интерьер подойдет для проведения конференций, семинаров, лекций. Для проведения более раскованных тренингов и торжественных мероприятий оформление может быть менее строгим.
Местонахождение помещения
Выбор здания с конференц-залом во многом зависит от целей проведения мероприятия и места проживания большинства его участников на время проведения собрания.
Для большого числа гостей, приглашенных из других регионов, целесообразно заказывать аренду конференц-зала в помещении отеля, где они будут размещены. К тому же многие гостиницы в этих случаях предоставляют существенные скидки, как на проживание, так и на аренду и обслуживание зала во время проведения мероприятий.
Если такой возможности нет, устроителям следует заранее позаботиться об организации своевременного прибытия приглашенных гостей к месту собрания. Для этого можно заказать соответствующий транспорт или снабдить участников подробной схемой проезда.
Если участники мероприятия проживают в одном городе, здание с конференц-залом следует выбирать по адресу, куда будет удобно добираться всем гостям, как на общественном, так и на личном транспорте. Желательно, чтобы такое место было снабжено паркингом.
От уровня и содержания мероприятия зависит выбор степень презентабельности и престижности местонахождения конференц-зала. Для проведения тренингов и торжественных собраний хорошо подходят соответствующие помещения загородных отелей и баз отдыха. Успеху деловой презентации будет способствовать конференц-зал в престижной гостинице или бизнес-центре.
Техническое оснащение зала
При выборе конференц-зала следует уделить внимание его техническому оснащению и оборудованию:
- кресла должны быть комфортными, а при необходимости снабжены откидывающимися панелями для удобства ведения записей и заметок;
- зал должен быть снабжен кондиционерами, системами вентиляции, отопления, противопожарной сигнализации и огнетушения;
- помещение должно иметь доступ к интернету;
- зал должен быть оснащен аудио- и видеосистемами, необходимыми для качественного представления информации, удобного для звукового и визуального восприятия участниками мероприятия.
Важно! Перед использованием конференц-зала необходимо тщательно проверить исправность его оборудования, иначе возможные неполадки могут испортить положительное впечатление от проводимого мероприятия.
